HELSINGIN KAUPPIAITTEN SÄÄTIÖ SR / LÄHIPIIRIOHJE 2.9.2025
Soveltamisala ja tarkoitus
Helsingin Kauppiaitten Säätiön hallitus on hyväksynyt tämän lähipiiriohjeen, jonka avulla Säätiössä toteutetaan lähipiirin sääntelyä. Lähipiiriohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.
Ohje perustuu säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan ohjeistukseen sekä Säätiöt ja rahastot ry:n Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen.
Tämä ohje sitoo hallituksen jäseniä, asiamiestä / toimitusjohtajaa ja Säätiön palveluksessa olevia tässä ohjeessa määriteltyjä henkilöitä, jotka osallistuvat Säätiön johtamiseen.
Lähipiiritoimien määritelmä
Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia lähipiiriin kuuluvien kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta. Näitä voivat olla esimerkiksi palveluiden ostaminen lähipiiriin kuuluvalta tai palvelun myyminen lähipiiriin kuuluvalle, lähipiirin saamat edut ja palkat, lainan tai avustuksen antaminen tai erilaiset sopimukset. Oikeustoimi voi olla vastikkeellinen tai vastikkeeton.
Lähipiiriin kuuluvat
Laajaan lähipiiriin kuuluvat:
- säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö tai säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja -säätiö.
- säätiön ja 1. kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilintarkastaja
- säätiön asiamies, toimitusjohtaja ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen
- 1-3 kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen
- 1-3 kohdassa tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen
- 1-5 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö
Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison vanhempaa, isovanhempaa ja tämän vanhempaa.
Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan edellä 1–3 kohdassa ja perheenjäsentä koskevassa kohdassa tarkoitetun ihmisen sisarusta sekä sisar- ja velipuolta ja tämän aviopuolisoa ja avopuolisoa sekä tässä kohdassa tarkoitetun lasta ja lapsen jälkeläisiä, vanhempaa ja isovanhempaa.
Suppeaan lähipiiriin kuuluvat edellä kohdissa 1-4 ja kohdassa 6 mainitut henkilöt, yhteisöt ja säätiöt. Suppeaan lähipiiriin eivät kuulu kohdassa 1-3 tarkoitettujen ihmisten lähisukulaiset eivätkä näiden määräysvallassa olevat yhteisöt tai säätiöt. Liitteenä on suppeaan lähipiiriin kuuluvien sukupuu.
Säätiön lähipiiritoimet
Taloudelliset toimet lähipiirin kanssa eivät ole kiellettyjä, mutta niiden on toteuduttava muiden toimijoiden kanssa samoilla ehdoilla. Lähipiiritoimista on raportoitava ja hallituksen pitää ne aina hyväksyä ennakkoon.
Lähipiiritoimen tulee olla perusteltavissa säätiön tarkoituksen ja toimintojen kautta. Tavanomaisia lähipiiritoimia ovat esimerkiksi lähipiirille maksetut palkat ja palkkiot sekä tavanomaiset muistamiset ja huomionosoitukset. Lähipiiriin kuuluvalle voidaan myöntää apurahoja samoilla edellytyksillä kuin muille apurahan hakijoille. Apurahoja ei kuitenkaan jaeta Säätiön hallituksen jäsenille, asiamiehelle/toimitusjohtajalle tai muille Säätiön johtamiseen osallistuville henkilöille.
Mahdolliset sopimukset ja liiketoimet lähipiiriin kuuluvan kanssa tehdään markkinahintaisesti. Hallituksen jäsenen tulisi jäävätä itsensä tällaisia päätöksiä tehtäessä. Suppean lähipiirin osalta lähipiiritoimet tulee raportoida toimintakertomuksessa.
Lähipiiritoimien selvittäminen
Säätiön lähipiiritoimet selvitetään vuosittain hallituksen jäsenille, asiamiehelle /toimitusjohtajalle ja muille Säätiön johtamiseen osallistuville sekä tilintarkastajille toimitetuilla tiedusteluilla mahdollisista lähipiiritoimista. Näiden henkilöiden vastuulla on ilmoittaa kaikki tiedossaan olevat tapahtuneet lähipiritoimet, joita henkilö itse, hänen perheenjäsenensä, hänen muu lähisukulaisensa tai näiden määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö on tehnyt Säätiön kanssa. Hallituksen jäsenten sekä suppean lähipiirin vastuulla on tiedottaa toimintaohjeista omaa lähipiiriään.
Edellä mainittujen syiden vuoksi kaikilta apurahanhakijoilta kysytään apurahahakemuk-sessa heidän suhteestaan säätiön ydinhenkilöihin.
Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet säätiölain edellyttämällä tavalla.
Tämä ohje on voimassa toistaiseksi 2.9.2025 alkaen ja sitä voidaan muuttaa vain Säätiön hallituksen päätöksellä.